Москва: +7 495 234 4959 Санкт-Петербург: +7 812 740 5823 Лондон: +44 (0) 7384 418877

Андрей Локис прокомментировал новые требования к хранению корпоративных архивов

За несоблюдение требований о хранении корпоративных архивов будут штрафовать как компании, так и их должностных лиц. Ужесточающий административную ответственность закон вступил в силу.

Действующие правила предписывают всем организациям в течение не менее 50 лет хранить трудовые договора, реестры доходов сотрудников, их лицевые карточки и счета, а также приказы о приеме, увольнении и переводе. Для многих документов, в том числе учредительных и других, установлен «вечный» (постоянный) режим хранения. Запрещается уничтожать протоколы, решения, стенограммы, справки, доклады, проекты, заключения и иные материалы органов управления компаний, штатные расписания, иные документы корпоративного управления, а также отчеты, доклады, обзоры и даже переписку о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, «круглых столов», совещаний, приемов и встреч.

Вместе с тем законодательство не предусматривало ответственность юридических лиц за нарушение таких требований. Административный штраф в сумме до 500 рублей мог налагаться только на руководителей или иных должностных сотрудников, а также на индивидуальных предпринимателей. Отсутствие реальных санкций не стимулировало компании хранить материалы, в том числе связанные с работниками: «Действующие размеры штрафов за нарушение правил работы с архивными документами несоизмеримы с последствиями их утраты как для граждан, так и для государства в целом. Вместе с тем потребность обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации обусловлена их значимостью для исполнения архивными учреждениями социально-правовых запросов граждан и организаций», – констатировали в Комитете Госдумы по государственному строительству и законодательству.

Внесенные поправки, вступившие в силу с 26 октября, предусматривают увеличение административных штрафов за такие проступки до пяти тысяч рублей для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц. Вводится и ответственность юридических лиц – нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов карается штрафом в сумме до 10 тысяч рублей.

По мнению экспертов, повышенные санкции будут налагаться, даже если документы были утеряны, возможно, несколько лет назад. «Днем совершения длящегося правонарушения считается момент его обнаружения и составления протокола. Но размер штрафа не зависит от количества документов, которые не укомплектованы или не учтены (утеряны)», – поясняет специальный советник по налоговым вопросам коллегии адвокатов Pen&Paper Андрей Локис.

В то же время в самом Федеральном архивном агентстве критически оценивают ужесточение санкций: «В современных условиях такое повышение войдет в противоречие с проводимым сейчас общим курсом на «гуманизацию» наказаний в гражданской и экономической сферах и переносом центра тяжести при реализации контрольных функций с наказания на профилактику», – убежден заместитель руководителя ведомства Олег Наумов.

С другой стороны, специальные административные меры предусмотрены для акционерных обществ, ООО, унитарных предприятий профессиональных участников рынка ценных бумаг и некоторых иных компаний – неисполнение требований по хранению корпоративных документов (уставов, решений общих собраний и ряда других) карается штрафом до 300 тысяч рублей. Особые санкции применяются также к страховщикам и кредитным кооперативам. Контроль в этой сфере делегирован не архивным ведомствам, а Банку России.

Отметим, что чаще всего «жертвами» безответственного отношения бизнеса к обязанности хранить архивы становились бывшие сотрудники. В отсутствие данных об уплате страховых взносов Пенсионный фонд России отказывался признавать стаж работы, в первую очередь связанной с опасными или иными особенными условиями труда. В таких ситуациях желающим получать заслуженную пенсию приходилось обращаться в суды, которые в большинстве случаев поддерживали требования граждан: «непредоставление работодателем сведений о работе и уплате страховых взносов не может повлечь для сотрудников негативных последствий», – отмечалось в судебных решениях (АПИ подробно писало о таких спорах – Электронные трудовые)

Кроме того, действующие с сентября 2015 года архивные правила разрешают компаниям проводить «диджитализацию» – отказаться от накапливания бумажных документов и хранить электронные копии. Причем это могут быть как сканы, так и унифицированные базы данных (например – сформированные программой 1C или другой). В цифровом виде разрешается выдавать соответствующие справки, выписки и копии (АПИ писало о новых стандартах архивации – Электронные истории).

Справка

По данным Федерального архивного агентства, в минувшем году государственные архивы приняли от различных организаций почти полтора миллиона единиц хранения управленческой и иной документации.

Источник